Rejestry, ewidencje, archiwa

W Szkole Podstawowej im. prof. Jana Czekanowskiego w Cmolasie prowadzona jest dokumentacja pracy szkoły, którą można uporządkować według następujących rodzajów:

1. Dokumentacja organizacji pracy.
2. Dokumentowanie procesu kształcenia i wychowania.
3. Dokumentacja warunków pracy i nauki.
4. Dokumentacja pracowników:
   
   • dokumentacja pracowników pedagogicznych;
   • dokumentacja pracowników administracji i obsługi.
5. Dokumentacja finansowa.

Dokumentacja organizacji pracy:

• statut szkoły;
• aktualny projekt organizacji szkoły;
• regulamin pracy;
• instrukcja kancelaryjna;
• instrukcja inwentaryzacyjna;
• regulaminy organów kolegialnych: Rady Pedagogicznej, Rady Rodziców, Samorządu Uczniowskiego;
• regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
• regulamin wynagradzania pracowników administracji i obsługi;
• regulamin nagród dla nauczycieli;
• księga zarządzeń dyrektora;
• ewidencja osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych;
• dokumenty świadczące o stanie prawnym nieruchomości;
• księga kontroli zewnętrznych;
• procedura współpracy z rodzicami;
• kryteria zwolnień nauczycieli;
• procedura dotycząca udzielania nauczycielom urlopów, zwolnień od pracy i innych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji w formach pozaszkolnych;
• regulamin służby przygotowawczej;
• regulamin dowożenia uczniów;
• program szkolenia wstępnego stanowiskowego (Instruktażu Stanowiskowego);
• program szkolenia wstępnego ogólnego (Instruktażu Ogólnego);
• regulamin organizacji wycieczek szkolnych;
• regulamin dyżurów nauczycieli;
• polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych;
• regulamin stołówki;
• regulamin wynajmowania pomieszczeń hali sportowej;
• regulamin dyskotek szkolnych;
• regulamin organizacji szatni szkolnej.

Dokumentacja finansowa:

• plan finansowy i jego zmiany;
• sprawozdania finansowe;
• umowy;
• dokumenty zamówień publicznych;
• listy płac;
• druki ścisłego zarachowania;
• rejestr druków ścisłego zarachowania;
• księgi inwentarzowe;
• księga kontroli wewnętrznej;
• analizy opłat.

Dokumentacja pracownicza:

• akta osobowe;
• książeczki zdrowia do celów sanitarno - epidemiologicznych;
• zaświadczenia o szkoleniach bhp;
• listy obecności;
• ewidencję absencji;
• plany i wykorzystanie urlopów.

Dokumentacja procesu kształcenia i wychowania:

• księga ewidencji dzieci;
• księga uczniów;
• księga ocen i arkusze ocen;
• dzienniki lekcyjne;
• dzienniki zajęć pozalekcyjnych;
• dziennik pedagoga szkolnego;
• dokumenty sprawdzianu i egzaminów;
• dokumenty nadzoru pedagogicznego dyrektora szkoły;
• plan dydaktyczno - wychowawczy;
• księga protokołów posiedzeń Rady Pedagogicznej;
• plan pracy zespołów przedmiotowych i zespołu wychowawczego (wraz z protokołami);
• plany rozwoju szkoły;
• szkolny program wychowawczy;
• plany i raporty ewaluacji;
• instrukcja dokonywania zapisów w dzienniku lekcyjnym;
• procedura ubiegania się ucznia o indywidualny program lub indywidualny tok nauczania;
• procedura dopuszczenia programów nauczania do użytku szkolnego;
• procedura skreślenia z listy uczniów;
• procedury postępowania nauczycieli w sytuacjach zagrożenia dzieci i młodzieży demoralizacją;
• regulamin postępowania i zachowania ucznia;
• procedury wydawania duplikatów lub odpisów świadectw, legitymacji szkolnych, karty motorowerowej.

Dokumentacja dotycząca warunków bezpieczeństwa pracy i nauki:

• księgę obiektu z aktualnymi wpisami wyników przeglądów;
• księgę kontroli sanitarnej;
• instrukcję przeciwpożarowa;
• sprawozdania z przeglądów warunków pracy i nauki;
• rejestr wypadków przy pracy i dokumenty powypadkowe;
• rejestr wypadków uczniowskich i dokumenty powypadkowe;
• rejestr chorób zawodowych;
• instrukcję w sprawie zachowania bezpieczeństwa pracy;
• instrukcję w zakresie zimowego utrzymania obiektu;
• plan ewakuacji nauczycieli i młodzieży;
• procedury i zasady zachowań w przypadku zamachu terrorystycznego;
• procedurę ewakuacji uczniów i pracowników z budynku Szkoły;
• procedury postępowania nauczycieli w sytuacjach zagrożenia dzieci i młodzieży;
• procedurę postępowania w razie wypadku przy pracy;
• regulamin monitoringu wizyjnego.

Rejestrów zawierających dane osobowe nie udostępnia się osobom postronnym, zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000).

Szkoła prowadzi archiwum. Dokumenty udostępniane są powołanym do tego organom kontrolującym na terenie placówki.